Jak ustawić zwrotkę w Outlook? Autoresponder w Outlook
Jak w programie Microsoft Outlook ustawia się automatyczną odpowiedź do kogoś? Jak włączyć zwrotkę, gdy idę na urlop? Nigdy jeszcze nie ustawiałam autorespondera w tym programie do poczty e-mail i nie wiem, gdzie to się robi. W Gmailu wiedziałam jak to się robi.
3 Odpowiedzi
Ustawienie autorespondera (zwrotki) w programie Outlook pozwala automatycznie informować osoby wysyłające do Ciebie e-maile, że np. jesteś na urlopie, w podróży służbowej lub po prostu niedostępny przez pewien czas. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak to zrobić w Outlook 2016/2019 oraz Outlook dla Microsoft 365.
Outlook 2016/2019 i Outlook dla Microsoft 365:
Ustawienie autorespondera:
- Otwórz Outlook i przejdź do zakładki Plik w lewym górnym rogu.
- W sekcji Informacje znajdź i kliknij na Odpowiedzi automatyczne (Poza biurem). W niektórych wersjach Outlooka może to być oznaczone jako Wyślij automatyczne odpowiedzi.
- W nowo otwartym oknie Odpowiedzi automatyczne zaznacz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne.
- Możesz ustawić zakres dat dla autorespondera poprzez zaznaczenie opcji Tylko w następującym okresie i wybranie odpowiednich dat startu i zakończenia.
- Wpisz treść swojej wiadomości w polu pod Wewnątrz mojej organizacji. Jeśli chcesz, aby osoby spoza Twojej organizacji również otrzymywały autoresponder, zaznacz opcję Poza moją organizacją i wpisz odpowiednią treść w odpowiednim polu.
- Po zakończeniu kliknij OK, aby zapisać ustawienia.
Ważne uwagi:
- Pamiętaj, że autoresponder będzie działał tylko wtedy, gdy Outlook jest uruchomiony i połączony z serwerem. W przypadku korzystania z Microsoft Exchange lub Microsoft 365, autoresponder działa również po zamknięciu Outlooka.
- Warto sprawdzić z administratorem systemu, czy Twoja organizacja używa Microsoft Exchange lub Microsoft 365, ponieważ może to wpłynąć na sposób działania funkcji Poza biurem/autorespondera.
- Jeśli korzystasz z Outlooka poprzez przeglądarkę (Outlook Web App/Outlook on the web), proces ustawienia autorespondera może się nieznacznie różnić. Zwykle znajdziesz tę opcję w ustawieniach pod sekcją „Poczta” -> „Automatyczne przetwarzanie” -> „Odpowiedzi automatyczne”.
Automatyczne odpowiedzi (zwrotki) w Outlooku to świetne rozwiązanie, gdy jesteś na urlopie, chory lub po prostu chcesz poinformować nadawców, że nie możesz natychmiast odpowiedzieć na ich wiadomości.
Oto jak to zrobić:
Outlook na komputerze:
- Otwórz program Outlook i przejdź do zakładki Plik.
- Wybierz Odpowiedzi automatyczne.
- Włącz tę funkcję i wybierz, czy chcesz wysyłać odpowiedzi do wszystkich, czy tylko do osób z Twojej organizacji.
- Ustal okres, w którym ma być aktywna automatyczna odpowiedź. Możesz ustawić konkretne daty lub godziny.
- Napisz treść wiadomości, którą chcesz wysłać automatycznie.
Outlook w wersji online:
- Zaloguj się do Outlooka online.
- Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć ustawienia.
- Wybierz Wyświetl wszystkie ustawienia Outlooka.
- W sekcji Poczta znajdź i wybierz Odpowiedzi automatyczne.
- Włącz tę funkcję i skonfiguruj ustawienia podobnie jak w wersji desktopowej.
Przykładowa treść wiadomości automatycznej:
Dziękuję za wiadomość. Obecnie jestem niedostępny i wrócę do pracy dnia [data]. W przypadku pilnych spraw proszę kontaktować się z [imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail].
Ważne wskazówki:
- Personalizacja: Możesz dostosować treść wiadomości do konkretnej sytuacji.
- Grupy kontaktów: Jeśli chcesz wysyłać różne wiadomości do różnych grup osób, możesz utworzyć reguły.
- Sprawdzanie poczty: Nawet jeśli masz włączoną automatyczną odpowiedź, warto regularnie sprawdzać skrzynkę odbiorczą, aby nie przegapić ważnych wiadomości.
Pamiętaj:
- Czas reakcji: Automatyczna odpowiedź zostanie wysłana natychmiast po otrzymaniu wiadomości.
- Konfiguracja urządzenia: Jeśli korzystasz z Outlooka na różnych urządzeniach (np. komputer, telefon), ustawienia automatycznej odpowiedzi powinny być zsynchronizowane.
Dodatkowe funkcje:
Niektóre wersje Outlooka oferują dodatkowe opcje, takie jak:
- Przekazywanie wiadomości: Możesz skonfigurować automatyczne przekazywanie wiadomości do innej skrzynki odbiorczej.
- Wyjątki: Możesz ustawić wyjątki, aby automatyczna odpowiedź nie była wysyłana do określonych osób lub grup.
Aby ustawić automatyczną odpowiedź (zwrotkę lub autoresponder) w programie Outlook, należy wykonać następujące kroki:
-
Otwórz program Outlook.
-
Kliknij na zakładkę „Plik” w lewym górnym rogu.
-
Wybierz opcję „Automatyczne odpowiedzi” (w niektórych wersjach może to być „Informacje” > „Automatyczne odpowiedzi”).
-
Zaznacz pole „Wysyłaj automatyczne odpowiedzi”.
-
Możesz ustawić okres, w którym automatyczne odpowiedzi mają być aktywne, zaznaczając opcję „Wysyłaj odpowiedzi tylko w tym okresie” i wybierając daty rozpoczęcia i zakończenia.
-
W polu tekstowym wpisz treść automatycznej odpowiedzi.
-
Możesz utworzyć osobne wiadomości dla odbiorców wewnętrznych (w Twojej organizacji) i zewnętrznych.
-
Kliknij „OK”, aby zapisać ustawienia.
Dodatkowe wskazówki:
- Pamiętaj, aby w treści automatycznej odpowiedzi zawrzeć informację o okresie Twojej nieobecności i ewentualnym kontakcie zastępczym.
- Możesz utworzyć różne wersje automatycznych odpowiedzi dla różnych okoliczności (np. urlop, delegacja, choroba).
- W przypadku korzystania z Outlook w wersji online (Outlook.com), proces może się nieznacznie różnić, ale ogólna idea pozostaje ta sama.
Pamiętaj, że dokładne kroki mogą się nieco różnić w zależności od wersji programu Outlook, ale ogólna zasada pozostaje taka sama.
